Для чого і кому потрібно проводити аналіз системи управління

Тема: Менеджмент якості

Дата створення:

Останнє оновлення:

Для ефективного функціонування і постійного самовдосконалення системи менеджменту необхідна постійна активна участь вищого керівництва. Саме вище керівництво, яке у свій час прийняло рішення щодо впровадження та сертифікації системи управління, задає напрям розвитку системи і може впливати на цей процес фінансово, тому процес аналізу системи є одним зі шляхів ефективного управління організацією в цілому.

Як часто слід проводити такий аналіз

Зазвичай аналізування системи менеджменту для виконання умов сертифікації вищим керівництвом проводиться 1 раз на рік, наприкінці чи на початку календарного року. Непоодинокі випадки, коли вище керівництво проводить аналіз формально, іноді може лише формально підписати звіт, підготовлений, наприклад,  керівником групи безпечності (в разі функціонування на підприємстві системи управління безпечністю харчової продукції). 

Аналізування одного разу на рік часто є недостатнім у разі розгалуженої організаційної структури підприємства. При такій періодичності неможливо розглянути актуальні проблеми – вище керівництво лише констатує вирішення одних проблем або розростання до масштабів всього підприємства інших протягом року. Реальний та актуальний стан справ вище керівництво здатне оцінити при проведенні аналізу один раз на квартал. Це рекомендована періодичність, і підприємство чи організація має право обрати іншу, що не суперечить вимогам стандартів на відповідні управлінські системи.

Етапи аналізу системи управління

Для аналізування ефективності системи менеджменту необхідно здійснити наступні кроки:

  • планування та збір інформації щодо функціонування системи;
  • аналіз та систематизація зібраної інформації;
  • складання звіту щодо аналізу та його розгляд на раді колективу;
  • затвердження цього звіту.

Як планувати та здійснити збір інформації

Планування збору інформації доцільно провести за допомогою наказу по підприємству, де вказати, яку інформацію, кому і коли слід надати. Для збору інформації треба надати достатній час, рекомендований термін – 2-3 тижні.

Пам’ятаємо основний принцип: «Що не записано - те не зроблено». Тому інформація має надходити в будь-якому письмовому чи іншим чином зафіксованому зручному для всього персоналу вигляді та обов’язково реєструватися.

Що має бути в готовому звіті для оприлюднення на раді колективу

Вище керівництво має проаналізувати якість та кількість проведених внутрішніх аудитів, стан роботи з рекламаціями, стан виконання вимог законодавства, проведені коригувальні та запобіжні дії, заходи, здійснені за результатами попереднього аналізування системи менеджменту та пропозиції щодо її розвитку та покращення.

Якщо зараз проведення аналізування ефективності системи управління здається Вам досить складним – ми готові надати консультації з цього питання для Вас у найкоротші терміни. Звертайтеся за вказаними на сайті контактами і очікуйте зворотного зв’язку.