Для эффективного функционирования и постоянного самосовершенствования системы менеджмента необходимо постоянное активное участие высшего руководства. Именно высшее руководство, которое в свое время приняло решение о внедрении и сертификации системы управления, задает направление развития системы и может влиять на этот процесс финансово, поэтому процесс анализа системы является одним из путей эффективного управления организацией в целом.
Как часто следует проводить такой анализ
Обычно анализ системы менеджмента для выполнения условий сертификации высшим руководством проводится 1 раз в год, в конце или начале календарного года. Нередки случаи, когда высшее руководство проводит анализ формально, иногда может формально подписать отчет, подготовленный, например, руководителем группы безопасности (в случае функционирования на предприятии системы управления безопасностью пищевой продукции).
Анализ одного раза в год часто недостаточен в случае разветвленной организационной структуры предприятия. При такой периодичности невозможно рассмотреть актуальные проблемы – высшее руководство констатирует решение одних проблем или разрастание до масштабов всего предприятия других в течение года. Реальное и актуальное положение дел высшее руководство способно оценить при проведении анализа раз в квартал. Это рекомендованная периодичность, и предприятие или организация имеет право выбрать другую, что не противоречит требованиям стандартов соответствующих управленческих систем.
Этапы анализа системы управления
Для анализа эффективности системы менеджмента необходимо предпринять следующие шаги:
- планирование и сбор информации о функционировании системы;
- анализ и систематизация собранной информации;
- составление отчета по анализу и его рассмотрение на совете коллектива;
- утверждение этого отчета.
Как планировать и осуществлять сбор информации
Планирование сбора информации целесообразно провести с помощью приказа по предприятию, где указать, какую информацию, кому и когда следует предоставить. Для сбора информации нужно достаточное время, рекомендуемый срок – 2-3 недели.
Помним основной принцип: «Что не записано – то не сделано». Поэтому информация должна поступать в любом письменном или иным образом зафиксированном удобном для всего персонала виде и обязательно регистрироваться.
Что должно быть в готовом отчете для обнародования на совете коллектива
Высшее руководство должно проанализировать качество и количество проведенных внутренних аудитов, состояние работы с рекламациями, состояние выполнения требований законодательства, проведенные корректирующие и меры предосторожности, мероприятия, предпринятые по результатам последнего анализа системы менеджмента и предложения по ее развитию и улучшению.
Если сейчас проведение анализа эффективности системы управления кажется Вам достаточно сложным – мы готовы предоставить консультации по этому вопросу для Вас в кратчайшие сроки. Обращайтесь за указанными на сайте контактами и ждите обратной связи.